Doküman Yönetim Sistemi (DYS) olarak adlandırılan sistem artık kullanılmayacak. Peki, söz konusu program yerine hangi sistem kullanılacak? İşte detaylar...

Bundan böyle okullarda DYS isimli doküman yönetim sistemi kullanılmayacak ve yerine Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanılacak. İşte EBYS sisteminin detayları:

  1. EBYS’ye Geçiş ve Evrak İşlemleri: EBYS’ye geçilmesiyle birlikte, DYS’de evrak oluşturma, onaylama ve sayı alma işlemleri yapılamayacak. Bu nedenle, yönetici, öğretmen ve diğer personelin DYS aktif iş listesinde bulunan tüm evrakları 4 Temmuz 2024 tarihine kadar tamamlaması gerekmektedir.

  2. Belge Taşıma Çalışmaları: DYS’de belge niteliğine kavuşmuş evrakların EBYS’ye taşınma çalışmaları devam etmektedir. Taşıma işlemi tamamlandıktan sonra DYS’deki belgelere EBYS üzerinden erişilebilecek, eski evraklara ise DYS üzerinden sadece okuma modunda erişim sağlanacaktır.

  3. Kılavuzlar ve Eğitim Videoları: EBYS kurulum, kullanım ve yardım kılavuzları ile eğitim videolarına ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.

  4. MEBBİS Üzerinden Giriş: EBYS’ye MEBBİS ortak ekranında (https://mebbis.meb.gov.tr) bulunan EBYS simgesi ile giriş yapılacaktır.

  5. E-İmza Servisleri: EBYS'de tarama servislerinin çalışması ve hızlı e-imza atılabilmesi için e-imza servisinin kurulması gerekmektedir. Güncel e-imza servisi kurulum dosyasına ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecektir.

  6. E-İmzalar ve Vekaletler: EBYS’de mevcut e-imzalar kullanılmaya devam edilecek olup, amir veya amir vekaleti alacak kullanıcıların e-imzalarının süresi dolması durumunda yeni e-imza temin edilecektir. Diğer EBYS kullanıcılarına yeni e-imza başvurusu yapılmayacaktır.

  7. Vekalet İşlemleri: Kurum içinde gerçekleşecek vekaletin amir tarafından yapılması esas olup, EBYS yöneticileri tarafından da bu işlem yapılabilecektir.

    Başhekime silahlı saldırı: 1 gözaltı Başhekime silahlı saldırı: 1 gözaltı

  8. Dijital Dönüşüm ve Tasarruf Tedbirleri: Posta birimleri dışında çıktı alınmayacaktır.

  9. Standart Dosya Planı: Oluşturulan belgelere konu kodları ve klasörler eklenirken Standart Dosya Planı'na göre doğru ve uygun olanların seçilmesine özen gösterilecektir.

  10. Fiziksel Belgelerin Arşivlenmesi: Birimlerimize fiziksel ortamda gelen belgeler taranarak ve kayıt işlemi yapılarak birim arşivinde Standart Dosya Planı esas alınarak arşivlenecektir.

  11. Belge ve Eklerinin Tarama İşlemi: EBYS’ye kayıt esnasında mümkün olduğunca belge ve ekinin taranarak sisteme alınması esastır. Taranamayan belgeler için “Not Ekle” kısmına not yazılacak ve asıl belge ile birlikte arşivlenecektir.

  12. Arşivden Belge İsteme: Taranarak sisteme kaydedilmiş fiziksel bir belgenin aslına ihtiyaç duyulması halinde birim arşivine müracaat edilecek ve “Arşivden Belge İsteme Formu” düzenlenerek teslim alınacak, işlem bittiğinde arşive iade edilecektir.

  13. Belge Oluşturma Detayları: Belge oluştururken “Bilgileri”, “Editör”, “Ekleri”, “İlgileri”, “İlişkili Evraklar” ve “Evrak Notları” kısmının doğru olarak girilmesi gerekmektedir.

  14. Birim Hiyerarşisi: Belge oluştururken bilgi veya gereği seçilirken birim hiyerarşisine göre işlem yapılacak ve silsile atlanmayacaktır.

  15. Onay Akışı: Belge oluştururken onay akışı düzenleme işlemi, birim hiyerarşisi göz önünde bulundurularak onay sırası aşağıdan yukarıya doğru seçilecektir.

  16. Gizli Belgeler: EBYS’de “Çok Gizli”, “Gizli” vb. belgeler oluşturulmayacak, bu tür evraklar için EBYS’den sadece sayı alınacaktır.

  17. Mükerrer Kayıt: Gerçek kişi ve tüzel kişi oluşturulurken önce kayıt olup olmadığı kontrol edilmeli ve mükerrer kayıt yapılmamalıdır.

  18. İletişim Bilgileri: EBYS’de kullanıcıların profil kısmından iletişim bilgilerini girmeleri gerekmektedir.

  19. Evrak Havale Yetkisi: Evrak havale yetkisi olan personelin, evrak ve eklerini dikkatle inceleyerek dağıtım yapması ve ilgisi olmayan birim ya da personele evrak dağıtımı yapmaması gerekmektedir.